Question 1

Een verkoopfactuur maken en versturen

Accepted Answer

Met Booko maak je zelf verkoopfacturen. Je doorloopt drie stappen: Klantgegevens, Factuurregels en Controle.

Stappen

Klik op Nieuwe factuur (op het Overzicht of op Omzet).
Klantgegevens – Kies een bestaande klant met Kies uit Relaties, of vul de gegevens in. Wil je een nieuwe klant bewaren? Vink Deze eenmalige klant opslaan in Relaties aan.
Factuurregels – Vul per regel de omschrijving, het aantal, de prijs en het btw-tarief in. Met Regel toevoegen voeg je regels toe. Bij Prijzen kies je of prijzen inclusief of exclusief btw zijn.
Controle – Controleer de factuur. Het factuurnummer wordt toegekend wanneer de factuur wordt uitgegeven.
Wil je de factuur direct mailen? Vink Deze factuur direct versturen naar [e-mailadres] aan en klik op Aanmaken en versturen. Anders klik je op Factuur Aanmaken.

Goed om te weten

Booko slaat je werk automatisch op als concept (Concept opgeslagen). Je vindt concepten op Omzet onder Concepten en gaat verder met Verder bewerken.
Later versturen? Ga naar Omzet, open Acties bij de factuur en kies Verstuur per e-mail.
Een fout in een verstuurde factuur? Kies bij de factuur Acties > Creditfactuur aanmaken.
Automatische betalingsherinneringen zijn nog niet beschikbaar.

Werkt het niet?

Zie je Vul je bedrijfsgegevens aan voordat je factureert? Klik op Bedrijfsprofiel aanvullen en vul de ontbrekende gegevens

Question 2

Een Booko-account aanmaken

Accepted Answer

Je maakt in een paar minuten een account aan. Daarna bevestig je je e-mailadres en kies je of je Booko als ondernemer (klant) of als accountant gebruikt.

Stappen

Ga naar app.booko.nl.
Open het tabblad Registreren.
Vul je Volledige naam, E-mail en Wachtwoord in (minimaal 6 tekens).
Klik op Registreren. Je ziet de melding Controleer je e-mail.
Open de e-mail van Booko en klik op de bevestigingslink.
Je komt op het scherm Welkom bij Booko. Kies Klant als je je eigen administratie wilt bijhouden, en klik op Doorgaan als Klant.
Je doorloopt daarna de stappen om je administratie in te stellen (zie "Je administratie instellen").

Tip: zie je de knop Doorgaan met Google? Dan kun je ook met je Google-account inloggen.

Ben je een accountantskantoor?

Een nieuw kantoor wordt samen met Booko ingericht. Neem contact met ons op via de chat, dan helpt een collega je verder.

Goed om te weten

Ben je uitgenodigd door je boekhouder? Maak dan geen nieuw account aan, maar gebruik de link in de uitnodigingsmail (zie "Een uitnodiging van je boekhouder accepteren").
Booko-support vraagt in de chat nooit om je wachtwoord of inlogcodes.

Werkt het niet?

Geen bevestigingsmail ontvangen? Kijk in je spam- of ongewenste map en controleer of het e-mailadres klopt.
Krijg je een foutmelding bij het registreren, of wil je een kantooraccount openen? Vraag in de chat naar een collega.

Question 3

Klanten toevoegen en uitnodigen

Accepted Answer

Onder Klanten beheer je alle klantadministraties van je kantoor. Je kunt een administratie meteen aanmaken en de klant nu of later uitnodigen voor het klantportaal.

Een klantadministratie aanmaken

Ga naar Klanten en klik op Klant toevoegen.
Kies Klantadministratie aanmaken (nu beginnen met boeken, later uitnodigen).
Vul de Bedrijfsnaam in. Via het KvK-nummer kun je het bedrijf opzoeken; controleer daarna adres, Postcode, Plaats, Landcode en eventueel de Rechtsvorm.
Wil je de klant direct uitnodigen? Vul onder Klantportaal het E-mailadres klant in (optioneel).
Klik op Klant aanmaken.

Een klant uitnodigen

Klik bij Klant toevoegen op Klant uitnodigen (of kies Uitnodigen voor portaal bij een bestaande klant).
Kies bij Klant een bestaande administratie, of Nieuwe klant (nog geen administratie).
Vul het E-mailadres in en klik op Uitnodiging versturen.

Goed om te weten

De uitnodigingslink is 7 dagen geldig. Opnieuw versturen doe je vanuit het tabblad Uitnodigingen.
Staat een KvK-nummer al bij je kantoor? Dan waarschuwt Booko je voor een dubbele administratie.
Klanten die zich zelf aanmelden met jullie koppelcode, verschijnen als koppelverzoek (zie "Koppelcode en koppelverzoeken").
Of je klanten mag uitnodigen of verwijderen hangt af van je rol. Standaard kunnen de Eigenaar en Senior accountant klanten uitnodigen; alleen de Eigenaar kan klante

Question 4

Factuur blijft op Controle nodig staan

Accepted Answer

Een factuur krijgt Controle nodig als de AI niet zeker genoeg is van het resultaat, als er gegevens ontbreken, of als de factuur op een eerdere factuur lijkt. Pas als iemand de factuur heeft bekeken, gaat hij verder.

Stappen

Ga naar Kosten > Te controleren en klik op Controleren.
Vergelijk bij Factuurgegevens de waarden met het document: Factuur, Leverancier, Factuurdatum, Subtotaal en Btw-bedrag.
Klopt er iets niet? Klik op Bewerken, pas het aan en klik op Opslaan.
Staat er Categorie ontbreekt? Controleer of Zakelijk of privé goed staat; je boekhouder kiest de juiste grootboekrekening.
Staat er Mogelijk duplicaat? Kijk of je de factuur twee keer hebt geüpload.

Waarom staat hij er nog steeds?

Zie je Controle door accountant? Dan moet je boekhouder de resterende boekhoudvragen goedkeuren. Jouw deel is klaar als de gegevens kloppen. Wil je het versnellen? Stuur je boekhouder een bericht via Berichten en koppel de factuur.
Werk je zonder boekhouder, of weet je niet wie de factuur moet goedkeuren? Vraag in de chat naar een collega.

Goed om te weten

Een slechte scan of foto geeft vaker Controle nodig. Upload liever de originele PDF.
Op het Overzicht zie je hoeveel facturen nog op controle wachten.

Werkt het niet?

Blijft een factuur op Controle nodig staan nadat jij en je boekhouder hem hebben gecontroleerd? Vraag in de chat naar een collega en noem de leveranc

Question 5

Veelgestelde vragen

Accepted Answer

Wat kost Booko?

Er zijn twee abonnementen: Starter voor € 9,95 per maand en Pro voor € 19,95 per maand, beide exclusief btw. Pro heeft meer AI-classificaties, gebruikers en bankrekeningen, plus periodieke facturen en jaarafsluiting.

Moet ik nu al betalen?

Staat bij je abonnement "Je betaalt nu nog niets"? Dan niet. Zodra betalen via Booko mogelijk is, laten we het je weten en heb je 14 dagen om je betaalgegevens toe te voegen.

Wat is het verschil tussen Starter en Pro?

Starter: 100 AI-classificaties per maand, 1 gebruiker, 1 bankrekening. Pro: 500 AI-classificaties, 3 gebruikers, 3 bankrekeningen, plus periodieke facturen en jaarafsluiting en jaarrapport.

Wat gebeurt er als ik mijn maximum aan AI-classificaties bereik?

Boeken blijft gewoon werken. Wil je meer ruimte, dan kun je overstappen naar Pro via Instellingen > Abonnement.

Hoe wissel ik van abonnement?

Ga naar Instellingen > Abonnement, klik op "Wijzig abonnement" en kies Starter of Pro. Alleen de eigenaar van de administratie kan dit.

Mijn boekhouder betaalt mijn abonnement. Moet ik iets doen?

Nee. Je ziet dan "Abonnement via je boekhouder". Wijzigingen regelt je boekhoudkantoor.

Welke bestanden kan ik uploaden?

PDF of afbeeldingen (zoals JPG, PNG, WEBP, HEIC, BMP en TIFF), maximaal 10 MB per bestand.

Kan ik facturen ook mailen in plaats van uploaden?

Ja. Klik op "Upload factuur", klap "Facturen per e-mail versturen" open en maak een adres aan voor de kosten-inbox of omzet-inbox.

Question 6

Teamleden, rollen en rechten

Accepted Answer

Werk je met meerdere mensen in je kantoor? Nodig collega's uit en geef ze een rol. De rol bepaalt wat iemand in Booko mag.

Een teamlid uitnodigen

Ga naar Instellingen > Teamleden.
Klik op Teamlid uitnodigen.
Vul het e-mailadres in en kies een Rol.
Klik op Uitnodiging versturen. De collega krijgt een e-mail en maakt via de link een wachtwoord aan.

Openstaande uitnodigingen zie je bij Openstaande uitnodigingen; daar kun je ook Uitnodiging intrekken. Een collega verwijder je met Uit kantoor verwijderen.

Standaardrollen

Eigenaar – mag alles, inclusief klanten verwijderen, het kantoorprofiel en de koppelinstellingen.
Senior accountant – mag bijna alles, maar geen klanten verwijderen, geen kantoorprofiel of koppelinstellingen wijzigen en geen eigen rollen beheren.
Junior accountant – mag klantgegevens bekijken, journaalposten aanmaken/bewerken, exporteren, taken beheren en berichten versturen. Geen AI-classificaties goedkeuren of overschrijven, geen klanten of team uitnodigen en geen data verwijderen.
Viewer – mag alleen klantgegevens bekijken.

Eigen rollen

Bij Instellingen > Rollen & rechten zie je per recht wie wat mag. De eigenaar kan met Eigen rol maken een rol samenstellen: kies een Basistoegangsniveau en vink de rechten aan, zoals Klanten uitnodigen, AI-classificaties goedkeuren, Journaalposten aanmaken / bewerken, XAF / CSV exporteren of Berichten versturen

Veelgestelde vragen

Bekijk alle categorieën